La scritta “inviata” nel programma di fatturazione non racconta tutto ciò che è accaduto al documento. Per decidere come intervenire serve leggere l’esito restituito dal Sistema di Interscambio, o SdI. Scarto, impossibilità di recapito ed errore nel contenuto hanno conseguenze diverse: trattarli come un unico problema può produrre duplicazioni o correzioni inappropriate.

Il primo controllo riguarda la ricevuta

Individuate numero e data della fattura, identificativo del file, momento dell’invio e ricevuta associata. Salvate questi elementi prima di modificare il documento. Se il gestionale mostra una descrizione sintetica, aprite il dettaglio dell’esito: il codice e la motivazione aiutano a riconoscere il problema effettivo.

Una copia PDF inviata al cliente è utile per la lettura, ma non sostituisce il percorso della fattura elettronica attraverso SdI quando questo è obbligatorio. Anche la mail che accompagna il PDF non prova, da sola, che il file XML sia stato accettato.

Scarto: il file non ha superato i controlli

Una fattura scartata da SdI si considera non emessa. Occorre individuare l’errore, correggere il file e gestire la ritrasmissione secondo le indicazioni applicabili. Un problema anagrafico e uno relativo alla struttura del file richiedono controlli diversi; non conviene cambiare casualmente numerazione, data o tipo di documento finché il sistema non accetta.

Conservate la sequenza del primo invio, dello scarto e del nuovo esito. I tempi hanno rilevanza fiscale: se emerge un ritardo, va verificato con il professionista, senza presumere che qualunque reinvio elimini automaticamente ogni conseguenza.

Mancata consegna: distinguere emissione e recapito

Se SdI ha elaborato correttamente il file ma non riesce a recapitarlo al canale del cliente, la situazione è diversa dallo scarto. La fattura risulta emessa e viene resa disponibile secondo le procedure del sistema. Il fornitore deve gestire la comunicazione al cliente e gli ulteriori passaggi previsti, non emettere automaticamente una seconda fattura identica.

Esempio ipotetico. Il canale del destinatario è temporaneamente indisponibile. Il gestionale segnala l’impossibilità di recapito. Reinviare la stessa operazione con un nuovo numero, senza verificare la ricevuta, rischia di duplicare una fattura già emessa.

Documento accettato, ma contenuto sbagliato

Il superamento dei controlli SdI non certifica che ogni informazione economica o fiscale sia corretta. Possono restare un importo errato, una prestazione descritta male o un trattamento IVA non appropriato. La correzione di una fattura emessa va qualificata in base all’errore e alle regole fiscali: in alcuni casi è necessaria una nota di variazione, in altri occorre una diversa gestione documentale.

Non eliminate semplicemente il file dal gestionale e non sostituite il PDF di cortesia lasciando immutato l’XML trasmesso. Devono rimanere tracciabili sia il documento originario sia gli atti che lo rettificano.

Le informazioni da inviare a chi segue la contabilità

  • File XML e copia leggibile della fattura.
  • Ricevuta SdI completa e cronologia degli invii.
  • Descrizione precisa dell’errore rilevato.
  • Eventuali documenti già inviati al cliente.
  • Stato della registrazione contabile e del pagamento.

Un esito letto correttamente evita interventi inutili. Prima si identifica se il problema riguarda emissione, recapito o contenuto; solo dopo si decide il rimedio, mantenendo coerenti fatturazione, contabilità e comunicazioni al cliente.